Voor wie is Plannu

Plannu is geschikt voor bedrijven met zo'n tien medewerkers tot bedrijven met enkele honderden medewerkers kunnen gebruik maken van Plannu omdat het zeer flexibel is in te richten mede door de verschillende rollen:
Met deze rollen kunnen bepaalde rechten aan medewerkers worden toebedeeld, eventueel op afdelingsniveau, bijvoorbeeld HRM (P&O). Bij kleinere bedrijven is meestal het toewijzen van de rol "Administrator" voldoende. De Administrator heeft automatisch alle rechten.

Verder kunnen gebruikers lid zijn van meerdere groepen. Waardoor afdelingen van elkaar de planning kunnen zien. Zeker bij afdelingen die nauw bij elkaar betrokken zijn, zoals een binnen - en buitendienst, is dit handig.
In de help staan een aantal scenario's beschreven betreffende de inzet van groepen. De help informatie is zichtbaar indien je een account hebt en aangemeld bent.

Aan de slag / Hoe te beginnen

Licenties
Meld je aan en doe de gratis test (max. 50 gebruikers) gedurende 30 dagen zonder verplichting tot afname van licenties. Twee weken voor het einde van de proefperiode krijg je een e-mail bericht waarmee je de licentie kan verlengen.
Wil je daar niet op wachten of wil je onmiddellijk met een betaalde licentie aan de slag, neem dan contact op met de beheerder van Plannu: Contact

Inleiding

Onderstaande stappen gaan ervan uit dat iedere medewerker van hetzelfde bedrijf zich aanmeldt op Plannu met dezelfde domeinnaam.
Bijvoorbeeld: Medewerkers van de firma Plannu hebben allemaal @plannu.nl als domeinnaam in hun e-mail adres.
De domeinnaam is de bindende factor waarmee een besloten groep wordt gevormd.
Belangrijk! Het kan ook zijn dat medewerkers helemaal geen bedrijfs e-mail adres hebben bijvoorbeeld omdat het niet nodig is gezien de werkzaamheden.
Dan nog dienen onderstaande stappen eenmalig te worden uitgevoerd met een e-mail adres van het bedrijf. Vervolgens kan de persoon met de rol Administrator collega's toevoegen aan Plannu en hun persoonlijke privé e-mail adres invullen. Bijvoorbeeld een Gmail adres.

Stappen om de registratie te starten

Stap 1 - Registreren



Klik op de home pagina op de knop "Registreren" zoals hierboven is afgebeeld.
Je krijg dan een dialoogvenster te zien waar je je e-mail adres invult. Registreer je bij Plannu met een zakelijk e-mail adres.
Nadat je je e-mail adres hebt ingevuld en op "OK" hebt geklikt wordt er een e-mail bericht aan je verzonden waarmee je de registratie kunt afronden.


Stap 2 - Registratie afronden
Open het e-mail bericht wat je zojuist hebt ontvangen en klik op de link in het bericht.
Je komt nu op een pagina waar je nog wat details van jezelf dient in te vullen, zoals je naam. Ben je ermee klaar klik dan op "OK".
Dan krijg je informatie over het feit wie de Administrator is binnen jou domein. Ben je de eerste die zich registreert van het bedrijf dan ben je automatisch de administrator.
Hoort die taak bij iemand anders? Geen nood, deze taak kan je eenvoudig overdragen aan een collega zodra hij/zij zich heeft aangemeld.
Was je collega je voor, dan is het enige wat je nog te doen staat te vragen of hij/zij je wil toevoegen aan de groep die is aangemaakt.
Want dat is wel nodig anders is er geen groepsoverzicht en daar zit je voor bij Plannu. Dus ben je de Administrator dan is de volgende stap voor jou.


Stap 2a - Registreren van collega's door Administrator
Deze stap voor je uit als:
Klik op het menu item "Beheer" -> "Gebruikersbeheer"
In het dan volgende scherm klik je op de knop "Nieuwe gebruiker" zoals hieronder aangegeven.



Er volgt een scherm met een aantal invoer velden. Vul de benodigde gegevens in en klik op "Opslaan". Na het opslaan van de gegevens worden de velden leeg gemaakt en kan een volgende medewerker worden geregistreerd.

Stap 3 - Administrator maakt een groep aan
Als Administrator dien je nog wat stappen uit te voeren. We beginnen met het aanmaken van een groep.
Je kan natuurlijk meerdere groepen (teams) samenstellen en naarmate de organisatie groter is, is dat ook nodig.



Zorg dat je bent aangemeld dan krijg je een aantal menu items te zien waaronder "Beheer".
Klik op het menu item "Beheer" -> "Gebruikersbeheer" zoals hierboven is afgebeeld.
Je komt dan op een scherm waarin je alle gebruikers ziet staan die zich hebben aangemeld.



D.m.v. de tabbladen "Gebruikers" en "Groepen" kan je een keuze maken. Klik op "Groepen"



Er zijn een aantal systeemgroepen, deze kunnen niet gebruikt worden voor het vormen van een groepskalender.
Daarom maken we een nieuwe groep aan door op de knop "Nieuwe groep" te klikken.

De naam van de groep kan je altijd weer wijzigen. Tenminste zolang je de Administrator bent.
In dit voorbeeld gaat het om de groep "IT beheer" met als omschrijving "De computer beheerders"
Vul de gegevens in en sluit het dialoogvenster af met "OK".
Zodra je het venster hebt afgesloten zie je de groep in de lijst erbij staan.




Overigens door op het rode kruisje te klikken wordt de groep weer verwijderd. Dat kan alleen als er niemand meer in de groep zit. Systeem groepen kan je niet verwijderen.

Stap 4 - Collega's worden in de groep gezet
Nu is het de bedoeling dat er medewerkers in de groep komen en er iemand de rol teamleider krijgt toebedeeld. De teamleider is die gene die de vakantie aanvragen goedkeurt en nog wat zaken kan instellen. Iets wat verder in de "help" wordt besproken.
Klik op de groep die je net hebt aangemaakt.







In dit voorbeeld is de gebruiker "A Medewerker" ook de teamleider. Door op de naam te klikken in de rechter kolom selecteer deze medwerker. Vervolgens klik je op "Teamleider". Iedere groep heeft altijd een teamleider, dat is: iemand die de vakantie aanvragen goedkeurt. De teamleider kan zijn rol betreffende het afhandelen van aanvragen ook delegeren aan iemand binnen zijn/haar groep. Bijvoorbeeld als hij/zij zelf op vakantie is. Zoals je ziet kan de Administrator dat ook. Wat dat betreft is de Administrator oppermachtig. :-)

Primaire groep (ter info)
(Dit onderdeel wordt in de help uitgebreid behandeld en kan je eventueel nu overslaan)
Wanneer je nu in het overzicht kijkt van alle gebruikers zie je dat de primaire groep "IT Beheer" is geworden. De primaire groep is de gebruikersgroep met een teamleider die de goedkeuring van aanvragen afhandeld. Medewerkers moeten altijd lid zijn van een primaire groep. Daarnaast kunnen medewerkers lid zijn van andere gebruikersgroepen.


Primaire - en secondaire groepen (ter info)
(Dit onderdeel wordt in de help uitgebreid behandeld en kan je eventueel nu overslaan)
Voorbeeld 1
Wanneer je teamleider wilt zijn van meerdere groepen, bijvoorbeeld van de groep "IT Beheer" en de groep "Helpdesk" dan kan de Administrator je toevoegen aan beide groepen en de rol "Teamleider" op je naam zetten.
Ondanks dat je nu van beide groepen de goedkeuring verzorgt is slechts één groep de primaire groep. Wanneer je zelf vakantiedagen aanvraagt komt de aanvraag bij jezelf terecht dus heeft het verder geen invloed.
Voorbeeld 2
Stel er is een tijdelijk project waarbij van verschillende groepen, in dit voorbeeld: IT Beheer en de Helpdesk, medewerkers nodig zijn. Dan kan je een nieuwe groep aanmaken en de benodigde medewerkers erin zetten. Dit is dan een secondaire groep voor deze medewerkers en alleen bedoeld om snel inzicht te krijgen in de aanwezigheid van projectleden.
LET OP! Iedere gebruikersgroep heeft een teamleider nodig. Er is namelijk altijd iemand nodig die aangeeft wat het minimum aantal FTE is wat er binnen de groep moet zijn.

Stap 5 - Administrator of Contractbeheer vult het aantal werkuren in
Als Administrator of medewerker die lid is van de groep: "Contractbeheer" kan je de uren die een medewerker werkt instellen.
Standaard wordt bij iedere medewerker ingesteld dat dit acht uur per dag is gedurende vijf dagen in de week.
Ben je de Administrator of Contractbeheerder dan heb je onder "Beheer" het menu item: "Contractbeheer"
Klik op "Beheer" -> "Contractbeheer"
Vervolgens klik je op de naam van jezelf of collega waarvan je het uren contract wilt aanpassen.
Het uren contract wordt zichtbaar in de rechter kolom. Je kan op het contract klikken om de details weer te geven.

In de Help wordt dit onderwerp uitgebreid behandeld. Voor de duidelijkheid is het handig om dit juist in te stellen alvorens er vrije dagen worden gepland.
Belangrijk! Wanneer in de loop van het jaar er een ander contract nodig is, dus een medewerker gaat meer of minder werken maak dan een nieuw contract aan en wijzig niet het bestaande contract.
Lees voor meer details de help. Zichtbaar als je bent aangemeld.




Stap 6 - Hoeveel vakantie uren heb je per jaar?
Het aantal vakantie uren wat medewerkers per jaar te besteden hebben dient ook nog ingevuld te worden. Als Administrator of lid van de groep "Vakantieuren" kan je dit invullen per medewerker.


Klik op "Beheer" -> "Urenbeheer"


Hier kunnen de uren worden opgegeven. Uitgebreide informatie staat in de help.

Stap 7 - Het plannen kan beginnen
Klik nu op "Mijn kalender" en open je kalender.

Gefeliciteerd! het plannen kan beginnen en samen met je teamgenoten heb je inzicht in wie wanneer aanwezig is en ook hoe de bezetting is.
Lees voor meer details de help.


Configuratie - Algemeen, 1 fte
Als administrator kan je het aantal uren per week invoeren wat overeenkomt met één fte. Standaard staat dit op 40 uur.
Ook kan er een template worden ingesteld wat betreft een uren contract. Dit alles staat uitgebreid in de help tekst.

Tot slot
Je collega's dienen zich natuurlijk ook aan te melden. Hebben zij zich aangemeld dan moet de administrator, misschien ben jij dat nog, de collega's toevoegen aan de eerder gemaakte groep.
Blijf je toch met vragen zitten, laat het ons dan weten. We helpen je graag verder. Contact

Browser keuze
Plannu functioneert in iedere moderne browser, minimaal IE9, Google chrome of Firefox.
Persoonlijk dragen wij Firefox een warm hart toe, vandaar de link naar de download pagina. Klik op het logo om die te openen.